Project Portfolio Tool
Een simpel te gebruiken IT-systeem die alleen doet wat je vraagt zonder toeters en bellen. Dat is wat we hebben ontworpen, gebouwd en geïmplementeerd. Ondertussen zorgen we dat de processen op orde zijn en het IT systeem hier ondersteunend aan is. Het systeem hebben we samen met de gebruikers ontwikkeld en hun opmerkingen ingezet voor optimalisering. Een gebruiker: "Zelfs ik snap hoe dit werkt. Ik houd er nu al mijn administratie mee bij. Het scheelt me zoveel tijd vergeleken met de oude situatie. En het vergemakkelijkt de gesprekken onderling." Hoe zijn we hier gekomen?
Probleemstelling: geen overzicht
Bij een Asset Management organisatie werkt een twintigtal man tegelijkertijd aan zo'n tweehonderd projecten. De projectleiders maken overzichten betreffende de effecten van de projecten, de rapportering, de financiën, de planning en de realisatie. De meeste overzichten worden bijgehouden in Excel en kunnen slechts door één persoon tegelijkertijd worden ingezien en gewijzigd. Hierdoor kost het veel tijd om een overzicht van de status van alle projecten te krijgen. Bovendien is het lastig de informatie in alle overzichten bij te werken. Waardoor het moeilijk is adequaat te reageren op signalen van de projectleiders.
Analyse: fragmentatie
Het probleem dat hier speelt: fragmentatie van informatie. Deze is in meerdere overzichten opgenomen, maar steeds anders gepresenteerd. Dit resulteert in extra administratief werk. Daarnaast struikelt men over verschillende versies van documenten. Niemand weet welk document wanneer helemaal up-to-date is. Deze werkwijze maakt dat werkprocessen niet goed kunnen worden gevolgd, waardoor het moeilijk is gezamenlijk af te stemmen en op te trekken.
Aanpak: centrale database
De kern van de aanpak is het creëren van een centrale database met heldere afspraken hoe deze in te zetten. Gedurende een traject van vier maanden heeft een kleine projectgroep in wisselwerking met de organisatie deze database ontwikkeld en geïmplementeerd. De database is samen met de beoogde gebruikers en eindverantwoordelijken opgezet aan de hand van alle documenten en sheets die men tot dan toe gebruikte. Via tussenversies konden we met de gebruikers direct evalueren wat wel en wat niet werkte. Additionele eisen en voorkeuren werden direct ingebouwd om optimaal in te spelen op wat echt nodig was. Hiermee werden ook de processen en procedures ter discussie gesteld en veranderden deze mee met de nieuwe manier van werken.
Resultaat: communicerende data
De gecreëerde database maakt het mogelijk dat iedereen gelijktijdig gebruik kan maken van dezelfde informatie. Men is in een systeem met elkaar verbonden. Deze database werkt tegelijk op twee niveaus, namelijk op projectenniveau voor de projectleiders en op portfolioniveau voor de portfoliomanager. Zij kunnen ieder op hun niveau verschillende acties ondernemen:
Deze oplossing kon na de interventie door de eigen afdeling in beheer worden genomen. Enerzijds door de eenvoud, anderzijds omdat de afdeling zelf had meegebouwd aan de database. Voordeel: kosten besparend en gunstig met het oog op gebruiksgemak in de toekomst. Kortom: een eenvoudige tool die alleen doet wat nodig is.
Rol Inproas: sturing ter verbetering
Vanuit de expertise van Inproas is de tool gebouwd, is sturing gegeven aan het veranderproces en werden suggesties ter verbetering van project en portfolio management meegegeven.
Probleemstelling: geen overzicht
Bij een Asset Management organisatie werkt een twintigtal man tegelijkertijd aan zo'n tweehonderd projecten. De projectleiders maken overzichten betreffende de effecten van de projecten, de rapportering, de financiën, de planning en de realisatie. De meeste overzichten worden bijgehouden in Excel en kunnen slechts door één persoon tegelijkertijd worden ingezien en gewijzigd. Hierdoor kost het veel tijd om een overzicht van de status van alle projecten te krijgen. Bovendien is het lastig de informatie in alle overzichten bij te werken. Waardoor het moeilijk is adequaat te reageren op signalen van de projectleiders.
Analyse: fragmentatie
Het probleem dat hier speelt: fragmentatie van informatie. Deze is in meerdere overzichten opgenomen, maar steeds anders gepresenteerd. Dit resulteert in extra administratief werk. Daarnaast struikelt men over verschillende versies van documenten. Niemand weet welk document wanneer helemaal up-to-date is. Deze werkwijze maakt dat werkprocessen niet goed kunnen worden gevolgd, waardoor het moeilijk is gezamenlijk af te stemmen en op te trekken.
Aanpak: centrale database
De kern van de aanpak is het creëren van een centrale database met heldere afspraken hoe deze in te zetten. Gedurende een traject van vier maanden heeft een kleine projectgroep in wisselwerking met de organisatie deze database ontwikkeld en geïmplementeerd. De database is samen met de beoogde gebruikers en eindverantwoordelijken opgezet aan de hand van alle documenten en sheets die men tot dan toe gebruikte. Via tussenversies konden we met de gebruikers direct evalueren wat wel en wat niet werkte. Additionele eisen en voorkeuren werden direct ingebouwd om optimaal in te spelen op wat echt nodig was. Hiermee werden ook de processen en procedures ter discussie gesteld en veranderden deze mee met de nieuwe manier van werken.
Resultaat: communicerende data
De gecreëerde database maakt het mogelijk dat iedereen gelijktijdig gebruik kan maken van dezelfde informatie. Men is in een systeem met elkaar verbonden. Deze database werkt tegelijk op twee niveaus, namelijk op projectenniveau voor de projectleiders en op portfolioniveau voor de portfoliomanager. Zij kunnen ieder op hun niveau verschillende acties ondernemen:
| Projectleider | Portfoliomanager |
| -plannen van projecten | -prioriteren van projecten |
| -rapportage / issuemelding | -status informatie inzien |
| -claimen van resources | -inzicht in het gebruik van resources |
| -inzicht in financiën en besteding van uren | -financieel overzicht |
| -creëren van officiële projectdocumentatie | -goedkeuren projecten |
Deze oplossing kon na de interventie door de eigen afdeling in beheer worden genomen. Enerzijds door de eenvoud, anderzijds omdat de afdeling zelf had meegebouwd aan de database. Voordeel: kosten besparend en gunstig met het oog op gebruiksgemak in de toekomst. Kortom: een eenvoudige tool die alleen doet wat nodig is.
Rol Inproas: sturing ter verbetering
Vanuit de expertise van Inproas is de tool gebouwd, is sturing gegeven aan het veranderproces en werden suggesties ter verbetering van project en portfolio management meegegeven.
QUOTE
“Wij zijn erg tevreden hoe Bas zich in deze opdracht heeft opgesteld. Hij was erg pro-actief en heeft er voor gezorgd dat de organisatie steeds beter met de opgeleverde tool is gaan draaien. Ook werd er goed gesproken over de nut en noodzaak van de diverse gevraagde onderdelen.” - Intern verantwoordelijke
VOLG ONS OP FACEBOOK 
VOLG ONS OP TWITTER